دعوة الزملاء وإدارة الدعوات
يتيح Humind لأعضاء الشركة المصرح لهم إعداد عدة دعوات عبر البريد الإلكتروني، وتعيين دور مدمج أو مخصص لكل مدعو، وإرسالها معًا، وإدارة الدعوات المعلقة من Settings. يجب أن تتبع الدعوات قرار وصول معتمدًا، لا أن تسبقه. يغطي...
يتيح Humind لأعضاء الشركة المصرح لهم إعداد عدة دعوات عبر البريد الإلكتروني، وتعيين دور مدمج أو مخصص لكل مدعو، وإرسالها معًا، وإدارة الدعوات المعلقة من Settings. يجب أن تتبع الدعوات قرار وصول معتمدًا، لا أن تسبقه.
يغطي هذا الدليل المسار الحالي للدعوات المتعددة، واختيار الدور، وفشل بعض رسائل البريد الإلكتروني، وإجراءات الدعوات المعلقة، وقيود المشرفين، والمراجعة بعد القبول.
كيف ينسجم هذا مع Humind
يتم تحديد نطاق الوصول في Humind على مستوى الشركة ويتم التحكم فيه بواسطة أذونات الأقسام. تغطي الأدوار المدمجة نماذج التشغيل الشائعة، بينما تدعم الأدوار المخصصة وصولًا أضيق. ويبقى مالك الشركة مسؤولية منفصلة ومحمية.
استخدم تغييرات الحد الأدنى من الصلاحيات التي لا تزال تمكّن الزميل من إكمال عمله. بعد تغيير دور أو دعوة، اطلب من الزميل إجراء تحديث والتأكد من الصفحات والإجراءات التي يمكنه الوصول إليها بدلًا من الاعتماد فقط على عرض المسؤول.
قبل أن تبدأ
الوصول: يلزم توفر إذن الكتابة لفريق العمل. يمكن للمشرفين إدارة دعوات المشغلين فقط. يكون إنشاء الأدوار المخصصة والإدارة الأوسع للأدوار مخفيين عن المشرفين.
- أكد هويات المدعوين، والشركة، والمسؤوليات، والوصول المطلوب.
- راجع الأدوار المدمجة أو المخصصة قبل إدخال عناوين البريد الإلكتروني.
- استخدم عنوان بريد إلكتروني معتمدًا من الشركة وعملية إنهاء خدمة معتمدة.
سير العمل خطوة بخطوة
افتح مسار دعوة الزملاء
افتح Settings، ثم Company، ثم Teammates واختر Invite. أدخل عنوان بريد إلكتروني صالحًا، وحدد الدور، وأضف المدعو إلى القائمة المُعدة. يمكنك إضافة عدة أشخاص قبل الإرسال وتعيين دور مختلف لكل صف.
يرفض النموذج تنسيقات البريد الإلكتروني غير الصالحة والعناوين المكررة في الدفعة نفسها. راجع كل صف بدلًا من افتراض أن الدور المحدد للبريد الإلكتروني التالي ينطبق على المدعوين السابقين.
اختر الأدوار ذات الحد الأدنى من الصلاحيات
استخدم Admin للتشغيل الكامل للشركة، أو Operator للعمل في Inbox وجهات الاتصال وMerchant Assistant، أو Supervisor لعمل المشغل بالإضافة إلى تقارير Agent وإدارة محدودة لفريق المشغلين. اختر دورًا مخصصًا تمت مراجعته عندما يحتاج الزميل إلى مصفوفة أقسام مختلفة.
تعرض قائمة الدعوة أوصاف الأدوار. لا يرى المشرفون إلا الأدوار المسموح لهم بتعيينها، ولا يمكنهم إنشاء دور مخصص من النافذة المنبثقة.
أرسل وراجع التسليم
أرسل الدعوات المُعدة. يبلّغ Humind عن الدعوات الناجحة والدعوات التي تم تخطيها. إذا فشل تسليم بعض الرسائل الإلكترونية، تحتفظ النافذة المنبثقة بأولئك المدعوين الذين فشلوا حتى يتمكن المرسل من تصحيحهم أو إعادة المحاولة لهم بدلًا من افتراض نجاح الدفعة بأكملها.
لا تنشئ دعوات متكررة للتحايل على مشكلة تسليم. تحقق من عنوان البريد الإلكتروني واستخدم أدوات الدعوات المعلقة.
إدارة الدعوات المعلقة
افتح علامة التبويب Invitations لمراجعة البريد الإلكتروني، والدور المعين، وتاريخ الإرسال. يمكن للمستخدمين المصرح لهم إعادة إرسال دعوة أو إلغاؤها. بعد إعادة الإرسال بنجاح، تطبق الواجهة الحالية فترة تهدئة قصيرة من جهة العميل لتقليل الحلقات غير المقصودة.
يمكن للمشرف إدارة دعوات المشغلين المعلقة فقط. إذا كان دور آخر يحتاج إلى متابعة، فاطلب من مسؤول أو مالك التدخل.
تحقق من الوصول بعد القبول
بعد قبول الزميل، تأكد من ظهوره ضمن Active members بالدور المقصود. اطلب منه تسجيل الدخول، واختيار الشركة الصحيحة، والتحقق من الصفحات والإجراءات اللازمة لعمله.
غيّر الدور غير الصحيح من خلال إجراء العضو النشط عندما تكون مخولًا بذلك. لا تطلب من الزملاء مشاركة لقطات شاشة تتضمن بيانات العملاء أو بيانات الاعتماد.
الأذونات والتنبيهات المهمة
- إذن الكتابة لفريق العمل لا يسمح لكل جهة فاعلة بإدارة كل دور مستهدف، فالمشرفون مقيدون بالمشغلين.
- لا يمكن إزالة مالك الشركة أو خفض رتبته من خلال إجراءات الأعضاء العادية.
- فترة التهدئة لإعادة الإرسال في الصفحة الحالية هي وسيلة حماية في واجهة المستخدم، وليست سببًا لإغراق النظام بمحاولات متكررة.
- تُحتسب الدعوات المعلقة الخاصة بالأدوار المخصصة عند حذف دور ما، وقد تتطلب إعادة تعيين.
تحقق من النتيجة
استخدم قائمة التحقق هذه قبل اعتبار العمل مكتملًا:
- لكل مدعو بريد إلكتروني تم التحقق منه ودور معتمد.
- تمت مراجعة نتائج التسليم وأي صفوف فاشلة تم الاحتفاظ بها.
- يتم إلغاء الدعوات المعلقة أو إعادة إرسالها من خلال علامة التبويب Invitations بدلًا من تكرارها.
- يمكن للزملاء الذين قبلوا الوصول إلى أقسام الشركة والإجراءات التي يحتاجونها بالضبط.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
الدور المطلوب غير موجود في قائمة الدعوة
تحقق من صلاحيتك أنت. يمكن للمشرفين دعوة المشغلين فقط. اطلب من مسؤول أو مالك تعيين وصول أوسع أو مخصص.
فشلت بعض الدعوات
راجع الصفوف الفاشلة التي تم الاحتفاظ بها، وصحح عناوين البريد الإلكتروني، وأعد المحاولة لتلك السجلات فقط. تحقق من علامة التبويب Pending قبل إنشاء دعوة أخرى.
قبل الزميل الدعوة لكنه يرى الصفحات الخطأ
أكد الشركة النشطة والدور المعيّن له، ثم راجع مصفوفة الأدوار. اطلب منه إجراء تحديث أو تسجيل الدخول مرة أخرى بعد التصحيح حتى يستخدم التنقل الأذونات الحالية.