Humind permet aux membres autorisés de l'entreprise de préparer plusieurs invitations par e-mail, d'attribuer un rôle intégré ou personnalisé à chaque personne invitée, de les envoyer ensemble et de gérer les invitations en attente depuis Settings. Les invitations doivent suivre une décision d'accès approuvée, et non la précéder.

Ce guide présente le flux actuel d'invitation multiple, la sélection des rôles, l'échec partiel des e-mails, les actions sur les invitations en attente, les restrictions pour les superviseurs et la vérification après l'acceptation.

Comment cela s'intègre dans Humind

L'accès à Humind est défini au niveau d'une entreprise et contrôlé par les autorisations de section. Les rôles intégrés couvrent les modèles de fonctionnement courants, tandis que les rôles personnalisés prennent en charge un accès plus restreint. Le propriétaire de l'entreprise reste une responsabilité distincte et protégée.

Appliquez des changements de privilège minimum qui permettent malgré tout à un coéquipier d'effectuer son travail. Après avoir modifié un rôle ou une invitation, demandez au coéquipier d'actualiser et de confirmer les pages et les actions auxquelles il peut accéder, au lieu de vous fier uniquement à la vue administrateur.

Avant de commencer

Accès : Un accès d'écriture Team est requis. Les superviseurs ne peuvent gérer que les invitations d'opérateurs. La création de rôles personnalisés et l'administration plus large des rôles sont masquées pour les superviseurs.

• Confirmez l'identité des personnes invitées, leur entreprise, leurs responsabilités et l'accès requis.
• Vérifiez les rôles intégrés ou personnalisés avant de saisir les adresses e-mail.
• Utilisez une adresse e-mail approuvée par l'entreprise et un processus de départ validé.

Procédure étape par étape

1. Ouvrir le flux d'invitation de coéquipier

   Ouvrez Settings, Company, Teammates et choisissez Invite. Saisissez une adresse e-mail valide, sélectionnez le rôle et ajoutez la personne invitée à la liste préparée. Vous pouvez ajouter plusieurs personnes avant l'envoi et attribuer un rôle différent à chaque ligne.

   Le formulaire rejette les formats d'e-mail non valides et les adresses en double dans le même lot. Vérifiez chaque ligne au lieu de supposer que le rôle sélectionné pour l'e-mail suivant s'applique aux personnes invitées précédentes.

2. Choisir des rôles à privilège minimum

   Utilisez Admin pour l'exploitation complète de l'entreprise, Operator pour le travail dans Inbox, Contacts et Merchant Assistant, ou Supervisor pour le travail d'opérateur avec en plus le rapport Agent et une gestion limitée de l'équipe d'opérateurs. Choisissez un rôle personnalisé validé lorsque le coéquipier a besoin d'une matrice de sections différente.

   Le menu d'invitation affiche des descriptions des rôles. Les superviseurs ne voient que les rôles qu'ils sont autorisés à attribuer et ne peuvent pas créer de rôle personnalisé depuis la fenêtre modale.

3. Envoyer et vérifier la distribution

   Envoyez les invitations préparées. Humind signale les invitations réussies et celles qui ont été ignorées. Si certains e-mails échouent à la distribution, la fenêtre modale conserve ces personnes invitées en échec afin que l'expéditeur puisse les corriger ou réessayer, au lieu de supposer que tout le lot a réussi.

   Ne créez pas d'invitations répétées pour contourner un problème de distribution. Vérifiez l'adresse e-mail et utilisez les outils d'invitation en attente.

4. Gérer les invitations en attente

   Ouvrez l'onglet Invitations pour vérifier l'e-mail, le rôle attribué et la date d'envoi. Les utilisateurs autorisés peuvent renvoyer ou annuler une invitation. Après un renvoi réussi, l'interface actuelle applique un court délai d'attente côté client pour réduire les boucles accidentelles.

   Un superviseur ne peut gérer que les invitations d'opérateur en attente. Si un autre rôle nécessite une intervention, demandez à un administrateur ou au propriétaire.

5. Vérifier l'accès après l'acceptation

   Une fois que le coéquipier a accepté, confirmez qu'il apparaît dans Active members avec le rôle prévu. Demandez-lui de se connecter, de sélectionner la bonne entreprise et de vérifier les pages et les actions nécessaires à son travail.

   Modifiez un rôle incorrect via l'action de membre actif lorsque vous y êtes autorisé. Ne demandez pas aux coéquipiers de partager des captures d'écran qui incluent des données client ou des identifiants.

Autorisations et points importants

• L'écriture Team ne permet pas à chaque acteur de gérer chaque rôle cible, les superviseurs sont limités aux opérateurs.
• Le propriétaire de l'entreprise ne peut pas être supprimé ni rétrogradé via les actions ordinaires sur les membres.
• Le délai d'attente de renvoi sur la page actuelle est une protection de l'interface utilisateur, pas une raison d'abuser des nouvelles tentatives.
• Les invitations en attente avec rôle personnalisé sont prises en compte lors de la suppression d'un rôle et peuvent nécessiter une réattribution.

Vérifier le résultat

Utilisez cette liste de contrôle avant de considérer le travail comme terminé :

• Chaque personne invitée a un e-mail vérifié et un rôle approuvé.
• Les résultats de distribution et les éventuelles lignes en échec conservées ont été vérifiés.
• Les invitations en attente sont annulées ou renvoyées via l'onglet Invitations plutôt que dupliquées.
• Les coéquipiers ayant accepté peuvent accéder exactement aux sections et aux actions de l'entreprise dont ils ont besoin.

Résolution des problèmes

Le rôle souhaité n'apparaît pas dans le menu d'invitation

Vérifiez votre propre niveau d'autorité. Les superviseurs ne peuvent inviter que des opérateurs. Demandez à un administrateur ou au propriétaire d'attribuer un accès plus large ou personnalisé.

Certaines invitations ont échoué

Vérifiez les lignes en échec conservées, corrigez les adresses e-mail et réessayez uniquement ces enregistrements. Vérifiez l'onglet Pending avant de créer une autre invitation.

Le coéquipier a accepté mais voit les mauvaises pages

Confirmez son entreprise active et le rôle qui lui est attribué, puis vérifiez la matrice des rôles. Demandez-lui d'actualiser ou de se reconnecter après une correction afin que la navigation utilise les autorisations actuelles.

Guides associés

• Choisir les rôles et les autorisations
• Gérer la disponibilité de l'opérateur
• Travailler dans Inbox
• Naviguer dans l’espace de travail Humind