Webseiten und externe Hilfe-Center importieren
Humind Knowledge kann zusätzlich zu verfassten Artikeln und Snippets eine Quelle vom Typ Webseite, Dokument, Gorgias Help Center oder Zendesk Help Center hinzufügen. Importe können die Einrichtung beschleunigen, aber...
Humind Knowledge kann zusätzlich zu verfassten Artikeln und Snippets eine Quelle vom Typ Webseite, Dokument, Gorgias Help Center oder Zendesk Help Center hinzufügen. Importe können die Einrichtung beschleunigen, aber nur dann, wenn das Unternehmen weiß, welches System für Aktualisierungen zuständig ist und wie importierte Inhalte geprüft werden.
Dieser Leitfaden bietet einen Workflow für Quellenauswahl und Qualität. Er vermeidet bewusst Aussagen zu einem Aktualisierungsplan oder Importergebnis, das die aktuelle Oberfläche nicht jedem Unternehmen garantiert.
Wie dies in Humind passt
Knowledge ist die gepflegte Quelle für nicht katalogbezogene Informationen, die von Humind verwendet werden. Artikel, Snippets, importierte Webseiten, Dokumente und externe Hilfe-Center-Quellen haben unterschiedliche Regeln für Zuständigkeit und Sichtbarkeit. Wählen Sie einen Quellentyp, der dazu passt, wie die Informationen gepflegt werden.
Öffentliche, veröffentlichte Artikel können auch in ein Helpdesk projiziert werden. Snippets bleiben betriebliche Anleitungen statt öffentlicher Helpdesk-Seiten. Eine maßgebliche Quelle für jede Richtlinie reduziert widersprüchliche Antworten und macht Aktualisierungen nachvollziehbar.
Bevor Sie beginnen
Zugriff: Schreibzugriff auf Knowledge ist erforderlich, um importierte Quellen hinzuzufügen und zu verwalten. Zugriff auf das externe System kann ebenfalls erforderlich sein, um Zuständigkeit und Inhalte zu überprüfen.
- Identifizieren Sie die kanonische externe Quelle und ihren Eigentümer.
- Erfassen Sie ähnliche Humind-Artikel, Snippets, Webseiten, Dokumente und frühere Importe.
- Wählen Sie eine Prüfstichprobe aus, die Überschriften, Listen, Links, Tabellen und zeitkritische Inhalte umfasst.
Schritt-für-Schritt-Workflow
Quellentyp auswählen
Öffnen Sie AI Agent, Knowledge, wählen Sie Neuer Inhalt, und wählen Sie Webseite, wenn eine Webseite die kanonische Quelle bleibt, Dokument für eine gepflegte Datei oder die entsprechende Option für Gorgias Help Center oder Zendesk Help Center für diese Systeme. Verwenden Sie Artikel, wenn Humind die Verantwortung für die verfassten Inhalte künftig übernehmen soll.
Importieren Sie nicht ein ganzes System, nur weil die Option vorhanden ist. Beginnen Sie mit den Inhalten, die für die unterstützten Agent-Journeys erforderlich sind.
Doppelte Autorität verhindern
Suchen Sie in Humind nach derselben Richtlinie, derselben Produkterklärung und demselben Titel. Entscheiden Sie, ob der Import eine vorhandene Quelle ersetzt, sie für eine bestimmte Zielgruppe ergänzt oder nicht fortgesetzt werden sollte.
Wenn die Zuständigkeit wechselt, verwenden Sie einen geprüften Prozess zum Zurückziehen der Veröffentlichung oder zum Ersetzen. Lassen Sie nicht sowohl den alten Humind-Artikel als auch die importierte Version mit leicht unterschiedlichen Fakten aktiv.
Quelle hinzufügen und Ergebnis prüfen
Folgen Sie dem aktuellen Formular für den ausgewählten Quellentyp. Nachdem Humind die Quelle verarbeitet oder angezeigt hat, prüfen Sie Titel, Struktur, Links, Medien, Sprache, Daten und jeden Text, der privat bleiben sollte. Prüfen Sie den für diese Quelle angezeigten Knowledge-Status.
Importierte oder verwaltete Typen können ein Lebenszyklusverhalten haben, das an ihre Quelle gebunden ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Feld oder jeder Status wie ein nativer Artikel bearbeitet wird.
Repräsentative Fragen testen
Verwenden Sie Playground, um direkte, umformulierte, mehrdeutige und Randfall-Fragen aus dem importierten Material zu stellen. Prüfen Sie, ob die Antwort die richtige Quelle verwendet und ob ein älteres Knowledge-Element damit konkurriert.
Wenn Inhalte öffentliche Helpdesk-Dokumentation sind, bestätigen Sie, ob ein nativer öffentlicher Artikel oder eine Quellenprojektion der unterstützte öffentliche Weg ist, bevor Sie versprechen, dass das importierte Element als Helpdesk-Seite erscheinen wird.
Laufende Zuständigkeit festlegen
Dokumentieren Sie, wer die externe Quelle aktualisiert, wer Humind nach einer Quellenänderung prüft und welches Ereignis die Überprüfung auslöst. Schließen Sie Linkfehler, Richtliniendaten, Migration der externen Plattform und das Löschen von Inhalten ein.
Führen Sie regelmäßige Suchen nach doppelten Titeln und veralteten Quellenstatus durch. Ein erfolgreicher erster Import ist keine dauerhafte Qualitätsgarantie.
Berechtigungen und wichtige Hinweise
- Der verfügbare Quellentyp garantiert nicht, dass jede externe Seite oder jedes Formatierungsmuster perfekt importiert wird.
- Integrationen externer Hilfe-Center und die Verfügbarkeit von Ticketing-Anbietern sind separate Produktaspekte.
- Importierte Quellen können je nach Typ privat bleiben oder verwaltete Status haben, überprüfen Sie das Element selbst.
- Importieren Sie niemals Zugangsdaten, private Mitarbeiterinhalte oder personenbezogene Kundendaten in gemeinsam genutztes Knowledge.
Ergebnis überprüfen
Verwenden Sie diese Checkliste, bevor Sie die Arbeit als abgeschlossen betrachten:
- Für jedes importierte Thema sind eine kanonische Quelle und ein Eigentümer dokumentiert.
- Repräsentative Struktur, Links, Sprache und zeitkritische Fakten sind in Humind korrekt.
- Kein konkurrierendes Knowledge-Element erzeugt eine andere Antwort.
- Prüfauslöser und die Reaktion auf Änderungen externer Quellen sind zugewiesen.
Fehlerbehebung
Das importierte Ergebnis ist unvollständig
Vergleichen Sie die genaue Quelle und den unterstützten Quellentyp, identifizieren Sie fehlende Struktur oder Zugriffsbeschränkungen und verwenden Sie einen nativen Artikel für kritische Inhalte, die nicht zuverlässig dargestellt werden können.
Der Agent verwendet den älteren Humind-Artikel
Durchsuchen Sie alle Quellentypen nach doppelter Autorität, entscheiden Sie, welches System für die Richtlinie zuständig ist, heben Sie die Veröffentlichung der veralteten Quelle nach Prüfung auf oder aktualisieren Sie sie, und testen Sie ein neues Gespräch.
Die externen Inhalte haben sich geändert, aber Humind nicht
Prüfen Sie den aktuellen Quellenstatus und den unterstützten Aktualisierungs-Workflow für dieses Element. Wenn der Zeitpunkt nicht garantiert ist, aktualisieren oder ersetzen Sie die Quelle über den dokumentierten Prozess, statt von einer sofortigen Synchronisierung auszugehen.