הגדר שעות זמינות להזמנה ואת אזור הזמן, כדי שלקוחות יראו משבצות שהצוות באמת יכול לעמוד בהן. מדריך זה שומר על מיקוד העבודה בתזמון פגישות ומספק נתיב שניתן לחזור עליו ושמשתמש חדש ב-Humind יכול לעקוב אחריו בלי לשנות הגדרות שאינן קשורות.

אנשי קשר מרכזים יחד את זהות הלקוח ואת הקשר השיחה. פגישות מוסיפות עבודה שניתן לתזמן עם הגדרות של זמינות, אזור זמן, משך ומיקום. רשומות מדויקות ובעלות ברורה מסייעות לצוות לבצע מעקב באופן עקבי, בעוד שכללי הזמנה מונעים מלקוחות לראות זמנים שהעסק אינו יכול לעמוד בהם.

לפני שמתחילים

גישה: נדרשת הרשאת כתיבה להגדרת פגישות.

• אשרו את אזור הזמן של העסק ואת שעות האיוש.
• צרו לפחות חנות פעילה אחת ושירות אחד בעת הצורך.
• רשמו סגירות או חריגים שמטופלים מחוץ לשעות השבועיות הרגילות.

עבדו באזור האחריות המצומצם ביותר המתואר להלן, ושמרו את המצב הנוכחי הפונה ללקוח זמין בזמן שאתם מכינים את השינוי. לפני לחיצה על פעולה סופית כלשהי, אשרו את החברה הפעילה, Agent, החנות, השפה והשוק שמוצגים ב-Humind. פקד חסר יכול להעיד על גישת קריאה בלבד או על יכולת שאינה מוגדרת עבור חברה זו. במקרה כזה, תעדו את המשימה המיועדת ובקשו ממנהל לבדוק את ההרשאה או התלות המדויקת. אל תעקפו את הגבול הזה באמצעות שיתוף חשבון, העתקת נתונים לאזור אחר, או הבטחת יכולת שסביבת העבודה אינה חושפת.

תהליך עבודה שלב אחר שלב

1. אשרו את ההיקף ואת המצב הנוכחי

   פתחו את הגדרות תזמון הפגישות ואשרו אם השעות הן גלובליות או משויכות למיקום או לשירות בתצורה הנוכחית.

   • אשרו את החברה הפעילה ואת Agent לפני העריכה.
   • תעדו את המצב הנוכחי כדי שניתן יהיה להשוות את התוצאה לאחר השינוי.
   • עצרו אם המסך או ההרשאה אינם תואמים למשימה המיועדת.

2. הכינו את השינוי

   בחרו תחילה את אזור הזמן הקובע, ואז הזינו טווחי זמינות שאינם חופפים ומתאימים לכיסוי בפועל.

   • השתמשו בשינוי המצומצם ביותר שמשלים את משימת הלקוח.
   • שמרו מידע קובע במקור הבעלות שלו.
   • עברו על תוויות, תאריכים, שפה וניסוח גלוי ללקוחות לפני השמירה.

3. שמרו ואפשרו לעיבוד הנדרש להסתיים

   שמרו את ההגדרות ובדקו משך, מרווח חיץ, זמן היערכות, שיוך לחנות וכל שדה ציבורי פעיל שמשפיע על המשבצות המוצעות.

   • המתינו עד שהממשק יאשר שהשינוי נשמר.
   • אם נדרשים סנכרון, אינדוקס או פרסום, המתינו למצב הסופי שלהם.
   • טענו מחדש את האזור ואשרו שהערכים שנשמרו נשארים.

4. בדקו את מסע הלקוח המלא

   בקשו משבצות כלקוח עבור כמה ימים, כולל נקודת גבול סמוך לפתיחה, לסגירה ולמעבר אזור זמן אם זה רלוונטי.

   • השתמשו בהפעלה חדשה ובתרחיש לקוח מציאותי.
   • בדקו מחשב שולחני ונייד כשהתוצאה מופיעה בחזית החנות.
   • תעדו את השלב המדויק שנכשל אם התוצאה שונה מהצפוי.

מגבלות חשובות והערות תפעול

• שמירה מוצלחת מאשרת התמדה של הנתונים, לא כל סנכרון המשך או עדכון ציבורי.
• הרשאות סביבת העבודה יכולות להסתיר אזור או לאפשר קריאה בלי לאפשר שינויים.
• אל תעתיקו עובדות משתנות של קטלוג, חשבון או לקוח לתוכן נרטיבי כפתרון עוקף.
• בדקו רק יכולות נתמכות שהן גלויות ומוגדרות עבור החברה הפעילה.
• שמרו שינויים בתזמון פגישות בנפרד מעבודת Agent, Knowledge, קטלוג, Inbox או Helpdesk שאינה קשורה.

אמתו את התוצאה

• המשבצות המוצגות נופלות בתוך שעות האיוש המקומיות.
• תווית אזור הזמן ושעת האישור עקביות.
• לא מתקבלים טווחים חופפים או בלתי אפשריים.
• תקופות לא זמינות אינן מופיעות ללקוחות.

שמרו רישום קצר של מה שבדקתם, באיזה תרחיש לקוח השתמשתם ומה השתנה. כך פתרון בעיות בהמשך נעשה מדויק יותר, וזה עוזר לחבר צוות אחר לשחזר את התוצאה בלי להסתמך על הזיכרון.

פתרון בעיות

אין משבצות זמינות

בדקו חנויות פעילות, שירותים, שעות שבועיות, משך, זמן היערכות, מרווחי חיץ, פגישות קיימות וטווח התאריכים המבוקש. תקנו את האילוץ המוקדם ביותר שמסיר את כל הזמינות.

המשבצות מופיעות בזמן מקומי שגוי

תקנו את אזור הזמן שהוגדר במקום להזיז כל שעה ידנית. לאחר השמירה, בדקו שוב גם את תצוגת הלקוח וגם את יומן המפעיל.

מדריכים קשורים

• הוספה ותחזוקה של מיקומי חנויות
• ניהול, שינוי מועד וביטול של פגישות
• הגדרת כלים, סקרים והזמנות לצ'אט
• השלמת רשימת הבדיקה להשקה הראשונה שלך