Humind מאפשרת לחברי חברה מורשים להכין כמה הזמנות בדוא"ל, להקצות תפקיד מובנה או מותאם אישית לכל מוזמן, לשלוח אותן יחד, ולנהל הזמנות ממתינות מתוך Settings. הזמנות צריכות להגיע לאחר החלטת גישה מאושרת, ולא לפניה.

מדריך זה מכסה את זרימת ההזמנה המרובה הנוכחית, בחירת תפקיד, כשל חלקי בדוא"ל, פעולות על הזמנות ממתינות, מגבלות למפקחים, והבדיקה לאחר קבלה.

איך זה משתלב ב-Humind

הגישה ב-Humind מוגדרת ברמת חברה ונשלטת על ידי הרשאות מקטעים. תפקידים מובנים מכסים מודלים תפעוליים נפוצים, בעוד שתפקידים מותאמים אישית תומכים בגישה מצומצמת יותר. בעל החברה נשאר אחריות נפרדת ומוגנת.

השתמשו בשינויים לפי עקרון ההרשאה המזערית, שעדיין מאפשרים לחבר הצוות להשלים את עבודתו. לאחר שינוי תפקיד או הזמנה, בקשו מחבר הצוות לרענן ולאשר את הדפים והפעולות שאליהם הוא יכול לגשת, במקום להסתמך רק על תצוגת המנהל.

לפני שמתחילים

גישה: נדרשת הרשאת כתיבה של Team. מפקחים יכולים לנהל רק הזמנות של operators. יצירת תפקיד מותאם אישית וניהול תפקידים רחב יותר מוסתרים ממפקחים.

• אשרו את זהות המוזמנים, החברה, תחומי האחריות והגישה הנדרשת.
• עברו על תפקידים מובנים או מותאמים אישית לפני הזנת כתובות דוא"ל.
• השתמשו בכתובת דוא"ל שאושרה על ידי החברה ובתהליך offboarding מאושר.

תהליך עבודה שלב אחר שלב

1. פתחו את זרימת ההזמנה לחברי צוות

   פתחו את Settings, Company, Teammates ובחרו Invite. הזינו כתובת דוא"ל תקינה, בחרו את התפקיד, והוסיפו את המוזמן לרשימה שהוכנה. אפשר להוסיף כמה אנשים לפני השליחה ולהקצות תפקיד שונה לכל שורה.

   הטופס דוחה פורמטים לא תקינים של דוא"ל וכתובות כפולות באותה אצווה. עברו על כל שורה במקום להניח שהתפקיד שנבחר לדוא"ל הבא חל גם על מוזמנים קודמים.

2. בחרו תפקידים עם הרשאה מזערית

   השתמשו ב-Admin לתפעול מלא של החברה, ב-Operator לעבודה ב-Inbox, אנשי קשר ו-Merchant Assistant, או ב-Supervisor לעבודת operator בתוספת דוח Agent וניהול מוגבל של צוות operators. בחרו תפקיד מותאם אישית שנבדק כאשר חבר הצוות צריך מטריצת מקטעים שונה.

   תפריט ההזמנה מציג תיאורי תפקידים. מפקחים רואים רק תפקידים שמותר להם להקצות, ואינם יכולים ליצור תפקיד מותאם אישית מתוך החלון המודאלי.

3. שלחו ובדקו את המסירה

   שלחו את ההזמנות שהוכנו. Humind מדווחת על הזמנות שנשלחו בהצלחה ועל הזמנות שדולגו. אם חלק מהודעות הדוא"ל נכשלות במסירה, החלון המודאלי שומר את המוזמנים שנכשלו כדי שהשולח יוכל לתקן או לנסות שוב עבורם, במקום להניח שכל האצווה הצליחה.

   אל תיצרו הזמנות חוזרות כדי לעקוף בעיית מסירה. ודאו את כתובת הדוא"ל והשתמשו בכלי ההזמנות הממתינות.

4. נהלו הזמנות ממתינות

   פתחו את לשונית Invitations כדי לבדוק דוא"ל, תפקיד שהוקצה ותאריך שליחה. משתמשים מורשים יכולים לשלוח שוב או לבטל הזמנה. לאחר שליחה חוזרת מוצלחת, הממשק הנוכחי מפעיל זמן צינון קצר בצד הלקוח כדי לצמצם לולאות מקריות.

   מפקח יכול לנהל רק הזמנות ממתינות של operator. אם תפקיד אחר דורש טיפול, פנו למנהל או לבעלים.

5. אמתו גישה לאחר הקבלה

   לאחר שחבר הצוות מקבל, ודאו שהוא מופיע ב-Active members עם התפקיד המיועד. בקשו ממנו להיכנס, לבחור את החברה הנכונה, ולאמת את הדפים והפעולות הנדרשים לעבודתו.

   שנו תפקיד שגוי דרך פעולת החבר הפעיל כאשר אתם מורשים לכך. אל תבקשו מחברי צוות לשתף צילומי מסך שכוללים נתוני לקוחות או אישורי גישה.

הרשאות והסתייגויות חשובות

• הרשאת כתיבה של Team אינה מאפשרת לכל גורם לנהל כל תפקיד יעד, מפקחים מוגבלים ל-operators.
• אי אפשר להסיר או להוריד בדרגה את בעל החברה באמצעות פעולות חבר רגילות.
• זמן צינון לשליחה חוזרת בדף הנוכחי הוא הגנה של ממשק משתמש, ולא סיבה להציף בניסיונות חוזרים.
• הזמנות ממתינות של תפקיד מותאם אישית נספרות בעת מחיקת תפקיד, ועשויות לדרוש הקצאה מחדש.

אמתו את התוצאה

השתמשו ברשימת הבדיקה הזו לפני שאתם מחשיבים את העבודה למושלמת:

• לכל מוזמן יש כתובת דוא"ל מאומתת ותפקיד מאושר.
• תוצאות המסירה וכל השורות שנכשלו ונשמרו נבדקו.
• הזמנות ממתינות מבוטלות או נשלחות מחדש דרך לשונית Invitations במקום להיות מוכפלות.
• חברי צוות שקיבלו יכולים לגשת בדיוק למקטעי החברה ולפעולות שהם צריכים.

פתרון בעיות

התפקיד הרצוי חסר בתפריט ההזמנה

בדקו את הסמכות שלכם. מפקחים יכולים להזמין רק operators. בקשו ממנהל או מבעלים להקצות גישה רחבה יותר או מותאמת אישית.

חלק מההזמנות נכשלו

עברו על השורות שנכשלו ונשמרו, תקנו את כתובות הדוא"ל, ונסו שוב רק את הרשומות האלה. בדקו את לשונית Pending לפני יצירת הזמנה נוספת.

חבר הצוות קיבל אבל רואה את הדפים הלא נכונים

אשרו את החברה הפעילה ואת התפקיד שהוקצה לו, ולאחר מכן עברו על מטריצת התפקידים. בקשו ממנו לרענן או להיכנס שוב לאחר תיקון, כדי שהניווט ישתמש בהרשאות הנוכחיות.

מדריכים קשורים

• בחירת תפקידים והרשאות
• ניהול זמינות מפעיל
• עבודה מתוך Inbox
• ניווט בסביבת העבודה של Humind