Humind позволяет авторизованным участникам компании подготовить несколько приглашений по электронной почте, назначить каждому приглашенному встроенную или пользовательскую роль, отправить их вместе и управлять ожидающими приглашениями из Settings. Приглашения должны следовать за утвержденным решением о доступе, а не предшествовать ему.

В этом руководстве рассматриваются текущий процесс множественных приглашений, выбор роли, частичный сбой электронной почты, действия с ожидающими приглашениями, ограничения для супервизоров и проверка после принятия приглашения.

Как это вписывается в Humind

Доступ в Humind ограничен рамками компании и контролируется разрешениями разделов. Встроенные роли покрывают распространенные операционные модели, а пользовательские роли поддерживают более узкий доступ. Владелец компании остается отдельной, защищенной зоной ответственности.

Используйте изменения по принципу минимально необходимых привилегий, которые при этом позволяют коллеге выполнить свою работу. После изменения роли или приглашения попросите коллегу обновить страницу и подтвердить, к каким страницам и действиям у него есть доступ, вместо того чтобы полагаться только на представление администратора.

Перед началом

Доступ: Требуется доступ Team на запись. Супервизоры могут управлять только приглашениями операторов. Создание пользовательских ролей и более широкое администрирование ролей скрыты от супервизоров.

• Подтвердите личности приглашенных, компанию, обязанности и требуемый доступ.
• Проверьте встроенные или пользовательские роли до ввода адресов электронной почты.
• Используйте утвержденный компанией адрес электронной почты и процесс offboarding.

Пошаговый рабочий процесс

1. Откройте процесс приглашения коллег

   Откройте Settings, Company, Teammates и выберите Invite. Введите действительный адрес электронной почты, выберите роль и добавьте приглашенного в подготовленный список. Перед отправкой можно добавить несколько человек и назначить разную роль для каждой строки.

   Форма отклоняет недопустимые форматы электронной почты и повторяющиеся адреса в одной партии. Проверяйте каждую строку, а не предполагайте, что роль, выбранная для следующего адреса, применяется к ранее приглашенным.

2. Выберите роли с минимально необходимыми правами

   Используйте Admin для полного управления компанией, Operator для работы в Inbox, с контактами и Merchant Assistant, или Supervisor для работы оператора плюс отчет Agent и ограниченное управление командой операторов. Выберите проверенную пользовательскую роль, если коллеге нужна другая матрица разделов.

   В меню приглашения отображаются описания ролей. Супервизоры видят только те роли, которые им разрешено назначать, и не могут создать пользовательскую роль из модального окна.

3. Отправьте и проверьте доставку

   Отправьте подготовленные приглашения. Humind сообщает об успешных и пропущенных приглашениях. Если доставка некоторых писем не удалась, модальное окно сохраняет этих приглашенных с ошибкой, чтобы отправитель мог исправить данные или повторить попытку для них, а не предполагать, что вся партия прошла успешно.

   Не создавайте повторные приглашения, чтобы обойти проблему доставки. Проверьте адрес электронной почты и используйте инструменты для ожидающих приглашений.

4. Управляйте ожидающими приглашениями

   Откройте вкладку Invitations, чтобы проверить адрес электронной почты, назначенную роль и дату отправки. Авторизованные пользователи могут повторно отправить или отменить приглашение. После успешной повторной отправки текущий интерфейс применяет короткий период ожидания на стороне клиента, чтобы сократить случайные циклы.

   Супервизор может управлять только ожидающими приглашениями операторов. Если внимание требуется для другой роли, обратитесь к администратору или владельцу.

5. Проверьте доступ после принятия

   После того как коллега примет приглашение, убедитесь, что он отображается в Active members с нужной ролью. Попросите его войти в систему, выбрать правильную компанию и проверить страницы и действия, необходимые для его работы.

   Измените неверную роль через действие для активного участника, если у вас есть соответствующие полномочия. Не просите коллег делиться скриншотами, содержащими данные клиентов или учетные данные.

Разрешения и важные оговорки

• Доступ Team на запись не позволяет каждому участнику управлять любой целевой ролью, супервизоры ограничены операторами.
• Владельца компании нельзя удалить или понизить с помощью обычных действий участника.
• Период ожидания для повторной отправки на текущей странице является защитой пользовательского интерфейса, а не поводом спамить повторными попытками.
• Ожидающие приглашения с пользовательской ролью учитываются при удалении роли и могут потребовать переназначения.

Проверьте результат

Используйте этот контрольный список, прежде чем считать работу завершенной:

• У каждого приглашенного есть проверенный адрес электронной почты и утвержденная роль.
• Проверены результаты доставки и все сохраненные строки с ошибками.
• Ожидающие приглашения отменяются или повторно отправляются через вкладку Invitations, а не дублируются.
• Принявшие приглашение коллеги имеют доступ ровно к тем разделам компании и действиям, которые им нужны.

Устранение неполадок

Нужная роль отсутствует в меню приглашения

Проверьте свои полномочия. Супервизоры могут приглашать только операторов. Попросите администратора или владельца назначить более широкий или пользовательский доступ.

Некоторые приглашения не отправились

Проверьте сохраненные строки с ошибками, исправьте адреса электронной почты и повторите попытку только для этих записей. Проверьте вкладку Pending, прежде чем создавать еще одно приглашение.

Коллега принял приглашение, но видит не те страницы

Подтвердите его активную компанию и назначенную роль, затем проверьте матрицу ролей. Попросите его обновить страницу или войти снова после исправления, чтобы навигация использовала текущие разрешения.

Связанные руководства

• Выберите роли и разрешения
• Управление доступностью оператора
• Работа в Inbox
• Навигация по рабочему пространству Humind